Handleiding

1. Introductie
2. Uren registreren - logboek
3. Uren overnemen uit Google Calendar
4. Uren rapporteren - urenstaat
5. Kilometeradministratie
6. Factureren
7. Betalingsbeheer
8. Management rapportage
9. Postcode completering
10. Feedback
11. Rollen en permissies
12. Sneltoetsen
13. Zoeken

Introductie

Alle uren worden per maand geregistreerd in een logboek. Na afloop van de maand kan per opdrachtgever een urenstaat worden opgemaakt en uitgeprint of gemaild. Goedgekeurde urenstaten kunnen met een druk op de knop gefactureerd worden.

De homepage biedt aan managers direct inzicht in de gerealiseerde omzet en aan medewerkers in de gewerkte uren.

Uren registreren - logboek

Alle uren worden per maand geregistreerd in een logboek. Activiteiten kunnen per stuk worden vastgelegd. Met de weekknoppen in het logboek kunnen uren per week worden vastgelegd.
Voor elke nieuwe maand wordt automatisch een logboek aangemaakt. De activiteiten lijst in het logboek kan ge-eporteerd worden naar een spreadsheet (.CSV formaat).

Uren overnemen uit Google Calendar

In het menu item "Onderhoud / Google Calendar Configuratie" kunt u uw accountgegevens instellen. Klik op "valideren" om uw calendars op te halen. Selecteer de calendars waarvan u de activiteiten wilt overnemen. In de Google Calendar zelf hoeft u niets aan te passen, ook niet in de manier waarop u afspraken vastlegt.

Na opslaan worden in het vervolg nieuwe activiteiten uit uw calendars automatisch opgehaald. In het scherm krijgt u een waarschuwing als er nieuwe activiteiten in uw calendars gevonden zijn.

Als u op "Verwerken" klikt worden de gevonden activiteiten in een lijst getoond. U kunt in deze lijst activiteiten negeren of toekennen aan een project. Bij toekennen aan een project worden het standaard facturabele percentage voor het project gehanteerd.

Met de menu optie "Activiteiten / Synchroniseer Calendars" kunt u zelf een synchronisatie starten.

Uren rapporteren - urenstaat

Na afloop van een kalendermaand kunnen urenstaten worden aangemaakt via het menu Activiteiten / Urenstaten.

Kilometeradministratie

Elke medewerker kan via het menu "Activiteiten / Opdrachten" standaard waardes voor gewerkte uren en reisafstand instellen. Bij het invoeren van gewerkte uren worden deze waardes automatisch meegenomen.

Via het menu "Rapporten" kunt u per maand een overzicht van verreden kilometers opvragen en exporteren naar een spreadsheet.

Factureren

Nadat urenstaten zijn goedgekeurd kunnen ze gefactureerd worden via het menu Facturatie / Factureer urenstaten.

Betalingsbeheer

Aan elke factuur kunnen betalingsgegevens worden toegevoegd. Op basis hiervan wordt bepaald of een debiteur betalingsherinneringen toegestuurd krijgt. Twee dagen voor de vervaldatum krijgt de debiteur een herinneringsmail. 14 dagen na de vervaldatum volgt de eerste aanmaningsmail. 28 dagen na de vervaldatum volgt de tweede aanmaningsmail.

Management rapportage

Het menu "Rapporten" opent de management rapportages. In het scherm kan een rapport en een periode worden gekozen. Met de knop ophalen worden de gegevens opgehaald. De rapporten kunnen ge-exporteerd worden naar een spreadsheet (.CSV formaat).

Postcode completering

In alle schermen die adressen bevatten volstaat het om postcode en huisnummer in te vullen. Metronome vult de adresgegevens aan.

Feedback

Wensen, opmerkingen, punten ter verbetering kunnen worden doorgegeven met het menu Help / Feedback.

Rollen en permissies

Sneltoetsen

Metronome kent de volgende toetscombinaties:

• Ctrl-N nieuwe activeit in het actieve logboek
• Ctrl-W opent het scherm voor de huidige week
• Ctrl-S opslaan

Zoeken

Al uw activiteiten, projecten, opdrachtgevers, contactpersonen, notities en medewerkers worden automatisch opgenomen in de full text index. In het "Zoeken" veld rechtsboven in het scherm kunt u een of meerdere zoektermen invoeren.